Scrisoarea de refuz

Iata un tip de scrisoare despre care nu prea se vorbeste la noi si nici nu prea se practica. Recunosc ca fac parte din tagma pacatosilor din acest punct de vedere, insa m-am hotarat sa ies. Si o fac incepand sa scriu despre asta.

Daca faci o cautare pe google legat de scrisoarea de refuz (tot o cautare m-a determinat si pe mine sa scriu acum) o sa gasesti o lista de bloguri/site-uri care posteaza acelasi banc. Ce este o scrisoare de refuz? In termeni misteriosi de HR, scrisoarea de refuz este mesajul adresat de angajator aplicantului/candidatului respins. Totusi, facand abstractie de bancul cu pricina, este la fel de uzual si ca un candidat sa trimita scrisoare de refuz unui angajator atunci cand se decide sa decline oferta.

Daca in cazul candidatului se considera oarecum de la sine inteleasa primirea unui raspuns afirmativ sau negativ dupa inaintarea unei oferte, in cazul angajatorului spetzele abunda. 

Exista situatia in care aplicantul si angajatorul nu au interactionat direct:

Sunt companii pe emailurile/faxurile/adresele carora vin lunar zeci sau chiar sute de aplicatii spontane, fara ca acestea sa aiba posturi disponibile in acel moment. Aceste aplicatii sunt citite si sortate, de obicei in “respins fara recurs” si diverse alte categorii de candidati - functie de profilul firmei - care ar putea fi contactati pe viitor pentru joburile care vor fi disponibile. Firesc este ca acei aplicanti sa primesca un raspuns, fie ca este unul definitiv, in care sunt anuntati ca experienta/profilul/obiectivele lor nu corespund nevoilor companiei, fie ca li se transmite ca momentan nu sunt joburi disponibile insa vor fi contactati de indata ce se va deschide o oportunitate. Usor de spus, greu de facut. Sau poate la prima vedere.

Solutia cea mai practica ar fi emailurile predefinite si listele de distributie ascunse. Daca exista o persoana care are timp sa faca sortarea aplicatiilor, acesteia nu ii va fi greu sa trimita si mesajele pentru cele doua categorii. Insa de multe ori, raman aplicatii necitite cu saptamanile sau chiar cu lunile din lipsa de timp, esti descurajat de numarul mare de aplicatii la plesneala, te enervezi cand deschizi doua - trei emailuri care iti sunt adresate cu “domnule director al comaniei X” cand tu lucrezi la compania Y si decizi ca nu merita efortul. Totusi, de cele mai multe ori respectul pe care il dai este respectul pe care il primesti, chiar daca se vede mai tarziu. O prietena ramasese foarte uimita la un moment dat, dupa ce aplicase online la o firma externa de consultanta, sa primeasca raspuns automat in care era anuntata ca momentan compania nu are posturi disponibile, dar ca CV-ul ei va fi pastrat in baza de date.

O practica frecventa insa, pe care am observat-o la noi si care vine din comoditate, este cea de a trimite acest mesaj chiar daca aplicantul este un caz pierdut pentru companie. Gresit si nu numai pentru ca e o minciuna. Aplicantul va reveni nejustificat, iar angajatorul ii va mai tria o data CV-ul si ii va mai da un mesaj. Evident, sunt  multi care vor spune: de ce mesaj predefinit? Cum, recruiterul nu are timp sa compuna mesaje personalizate in care sa explice de ce nu se potriveste Mihai sau Ioana cu compania si domeniul? Nu spun ca nu ar fi posibil, insa acest lucru depinde de resursele alocate departamentului HR in fiecare companie, de controlul costurilor si planificarea activitatilor.

Situatia in care aplicantul si angajatorul au interactionat deja:

Daca a existat un prim interviu (telefonic, fata in fata sau video/teleconferinta) asta inseamna ca cei doi au interactionat, s-au cunoscut, au stabilit un anumit tip relatie care totusi nu s-a finalizat cu o oferta ferma. Candidatul - caci acum este deja candidat - are dreptul sa primeasca un raspuns oricare ar fi el si sa fie anuntat cum il va primi. Daca nu s-a vorbit de acest lucru, iata o intrebare buna de pus interlocutorului la interviu. Nu-l intreba pe recruiter daca crede ca vei fi selectat pentru ca vei da senzatia ca esti nesigur pe tine, intreaba-l cum vei fi anuntat de rezultatul intalnirii si in cat timp. Personal, am recurs de multe ori la varianta “absenta raspunsului in termen de … = raspuns negativ”. Nu e tocmai un raspuns ortodox, insa atunci cand timpul nu tine cu tine si vrei sa fii corect, poate fi o solutie.

Dupa cel putin o interactiune cu candidatul, un angajator poate da un raspuns argumentat pentru refuz. Si daca ai facut efortul de a scrie o asemenea scrisoare e bine sa fie ceva mai personalizata decat cea din prima situatie. Chiar si o fraza care sa sintetizeze situatia specifica a candidatului este mai buna decat un frumos mail impersonal. Sa refuzi nu e tocmai usor si nu numai pentru ca ti se pare ca oamenii se vor uita urat la tine ci si pentru ca vorbele au un impact pe care nici nu-l banuiesti uneori. De aceea e bine sa eviti sa transmiti candidatului mesajul ca e ceva in neregula cu el pentru ca asta e doar parerea ta si e doar relativa la mediul si cerintele companiei. Intr-o alta imprejurare, aceeasi persoana poate fi perfect apta sa performeze. E bine sa-l incurajezi sa-si cauta jobul potrivit in continuare asigurandu-l ca are calitatile si pregatirea necesare pentru a face fata unui job de felul acela. Daca candidatul nu e potrivit ca si pregatire sau ca experienta ar trebui sa nu ajunga in aceasta etapa. Daca a exagerat in CV si a trecut de screening, mesajul trebuie sa ii arate acest lucru.

Daca esti in postura candidatului, cel mai nepotrivit lucru pe care poti sa-l faci este sa iei personal un refuz de la o companie sau un recruiter. Am intalnit candidati care justificau faptul ca au fost respinsi prin faptul ca erau imbracati mai elegant decat recruiterul. Nu spun ca nu sunt si anomalii in procesul de selectie, insa e bine sa-ti pastrezi mintea rece. Nu ai fost respins pentru ca aveai geanta Vuitton sau pentru ca recruiterul facuse un liceu mai slab decat cel pe care l-ai facut tu sau pentru ca nu ai “pile” ci pentru ca, pur si simplu, nu esti la fel de potrivit pe cat a fost un altul. Ingrijoreaza-te mai mult cand esti acceptat desi toate semnele arata ca nu e locul tau acolo. La urma urmei un refuz nu este decat asta: un refuz. Si maine ai un alt interviu unde poti gasi JOBUL.